+7 (861) 279-00-63

Сопровождение и координация мероприятий

Сопровождение и координация проектов непосредственно в момент их проведения – это одна из важных составляющих успешного исхода всего мероприятия.

Давайте рассмотрим, что же такое сопровождение и для чего оно нужно?

Сопровождение включает в себя профессиональное наблюдение за ходом проекта, оперативное решение всех вопросов и ситуаций, которые возникают непосредственно в момент мероприятия, при необходимости готовность к пересмотру и внесению изменений первоначально поставленных задач и планов. А также взаимодействие с заказчиком, подрядчиками, гостями и другими участниками, с целью контроля над реализацией события непосредственно на месте его проведения.

Весь процесс мероприятия делится на две части – это его подготовка и реализация. И именно для того, чтобы второй процесс прошел удачно и реализовал все то, что было запланировано в первой части, необходима данная услуга. Так же важным преимуществом является тот факт, что представитель заказчика будет освобожден от множества организационных моментов, которые возьмет на себя профессиональный сотрудник в данной области. Как правило, специалист по координации прибывает на место проведения заранее и лично контролирует все этапы его подготовки, и заканчивает свою работу он также после полного завершения мероприятия и отъезда всех участников. Присутствие координатора позволит избежать многих спорных ситуаций, т.к. человеку, который не связан с работой организатора, сложно одновременно контролировать ход событий и быть его участником.

Основными обязанностями менеджера по координации является:

  • встреча участников и помощь в расселении группы (для выездных мероприятий);
  • отслеживание и корректировка транспортных услуг;
  • управление и контроль за площадкой проведения мероприятия;
  • взаимодействие с исполнителями, задействованными в реализации проекта (персонал, артисты, представители СМИ и т.д.);
  • контроль тайминга мероприятия и его корректировка в случае необходимости;
  • решение всех нештатных ситуаций и вопросов;
  • все расчеты и документационные проблемы, которые нужно решить непосредственно в момент мероприятия.

Таким образом, для того, чтобы Ваши ожидания от того или иного проекта, будь то конференция, торжественное мероприятие или деловой прием, были оправданны - доверьте все этапы его проведения профессионалам. Положительный исход в будущем обязательно окажет благоприятный эффект на репутацию Вашей фирмы!